如何使用 HR 文档管理系统降低打印成本和纸张量

问五个人，他们组织中哪个部门使用的纸张最多，他们中的大多数人很可能会说人力资源。人力资源部门通过确保人员、合作伙伴和客户始终拥有他们需要的东西来执行组织中的一项典型职能。然而，人力资源在其流程中也可以证明是难以置信的纸张密集型。这些可能是缓慢的、过时的和浪费的。作为回应，许多公司正在转向专门用于人力资源部门的文档管理系统。

HR 可以代表在组织内降低打印成本和纸张量的最困难的领域之一，但 HR文档管理系统可以提供帮助。

简化和精简：人力资源文档管理系统

长期以来，高效处理文书工作一直是各行各业的公司面临的挑战。众所周知，纸质文件速度慢、费力且容易丢失。同样，文件存储和访问控制也面临着自己的挑战——如果有人想要访问特定文件，他们必须亲自前往文件柜。如果他们要共享文档，他们需要复印或扫描到计算机。

人力资源中的工作流程处理大量文档。根据行业的不同，这些文件的范围可以从高度规范的医疗记录到员工档案和记录，或重型机械培训文件。并非所有这些都非常敏感，但如果出现问题，所有这些都至关重要。

相比之下，文档管理系统可以简化这些流程并帮助办公室简化其工作流程。对于人力资源部门来说，这可以更快地创建文档、处理他们收到的文档并将文书工作传送给必要的人员。

人力资源部门可以利用以下功能：

业务流程自动化

这是自动化接管低影响、耗时的手动流程（如数据输入或审批流程）并提高其效率的时候。总体而言，业务流程自动化让专业人士有更多时间处理真正重要的事情。

人工智能

算法可以“读取”文档以提取有价值的信息、扫描关键字或突出显示文档中的异常。

集中式文档生态系统

将所有文件放在一个地方，工作人员无需浪费时间在办公室或数据库之间整理文件。

电子文件的优势

随着商业世界发展得更快，基于纸张的文档流程在大多数办公室已经不再实用。在 HR 中尤其如此，因为文件管理很快就会变得难以管理。

相比之下，电子文件提供：

1. 增强的安全性

确保人事档案安全与保护客户数据同样重要。一些最严重的数据泄露以员工记录为目标。通过保护员工档案的隐私权，这可以保护雇主免于承担责任。人力资源文档管理系统利用数字解决方案，从复杂的用户角色权限到异地存储的自动备份，确保文档安全。

2. 更容易访问

是否曾因寻找错误归档的文件而感到沮丧？有了电子归档，这种情况就不会再发生了。强大的 HR 文档管理软件套件部署了高级文档存储功能，包括：

标准化文件名以保持组织一致

用于定位文档名称和内容的高级搜索功能

光学字符识别–扫描软件使用的一种光学识别，允许软件读取整个文档。扫描文档后，文本将放置在 PDF 文档的顶部，以便搜索文档的内容。

基于管理员定义的规则的智能目录构建

3. 减少对打印机的依赖

随着部门处理更多电子文件，他们将减少打印纸质文件的时间。印刷是公司最重要的开支之一，减少公司的印刷量是减少开销的最简单方法之一。

整合效率：托管打印服务如何提供帮助

对于大多数公司而言，在人力资源部门部署文档管理系统只是降低打印成本的更广泛战略的一部分。虽然可靠的文件管理策略将减少公司对打印机的依赖，但托管打印服务可以帮助它更进一步。除了通常提供的所有好处外，此类服务还可以：

提高打印机安全性并控制访问，以确保只有需要打印的内容才能由具有适当打印权限的员工打印。

实施打印跟踪以开始减少浪费（跨公司或部门）。

将集中式多功能打印机与文档管理系统相集成，以支持扫描或FoIP 服务等数字文档流程。

协助纸质文件的数字化。

对于 HR 来说，文档管理系统是必不可少的。这些功能强大的软件平台简化和精简了这些部门执行的文档密集型业务流程。通过正确的计划，人力资源部门可以享受安全、可访问、集中的文件管理策略，从而减少对打印机的整体依赖。

减少办公室的管理费用是在商业世界中保持竞争力的常见且富有成效的策略。纸质文档速度慢、不切实际，而且通常很昂贵。通过过渡到数字文档来提高部门的生产力和成本效益。使用 HR 文档管理系统节省时间、金钱和麻烦。