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七举措提升企业办公效率 ,增强市场行业竞争力
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七举措提升企业办公效率 ,增强市场行业竞争力

作者:乐印办公    发布时间:2022-04-12 11:34:08     浏览次数 :


疫情拉开了彼此的距离,但没有妨碍我们的沟通和交流,这得益于互联网技术的日渐成熟,得益于企业对信息化的投入,办公场景亦如此,停业停课但不停工停学。

 

商业市场竞争加剧,地缘政治动荡,贸易摩擦持续,很多行业已感受到了经营压力,我们改变不了市场环境,短时间内不能彻底清除全世界的疫情,但是我们可以苦炼内功,降本增效,留待来日发功如愿。

乐印办公在办公领域经营10年有余,看的多,见的多,有很多我们可以学习借鉴的,也有很多诟病吐槽,企业管理水平的差距有时就体现在办公室不经意间发生的人和事身上。结合信息技术、网络技术和办公技术,平时的工作实践,所见所闻,我们一起来聊聊如何提升办公效率,节省办公费用,有则改之,无则加勉,每一个管理人员都应该思考这个问题,管理要日益精细化、数字化、科学化,精英和平庸之间就差一个“用心”。管理人员能够在自己的领域主动承担管理责任,落实措施,达成目标,企业才有机会在日益激烈的市场竞争中脱颖而出,再创佳绩。

 

举措一:办公在线化

单纯的靠word/excel来做表统计制作各类文档已经过时,效率低,速度慢,各类数据不连贯,电脑坏掉,业务停掉。有时主管要调用一些资料,文员在电脑里弄几十分钟都弄不明白,有时也会提供错误的数据,如果电脑硬盘坏了,那资料就彻底消失了,虽然可以花钱做数据恢复,但不是100%能成功找回。依托私有云或者公有云,很多OA软件已经在线化布局,非常成熟,电脑只是一个录入的终端,数据的存储和计算在服务器端完成,小公司如果预算有限,可以搞个内部局域网形式的,如果预算充足采用公有云或者私有云的形式,方便全国各地分公司联网使用,随时随地电脑、平板、手机办公无缝衔接,任何数据和信息登录系统一目了然。我们乐印办公采用的是微信小程序的形式来沟通分享客户和设备相关信息,无论员工身处何地,一部手机就可以派单和接单,简单高效还不容易出错。有一些大企业会自己开发APP,无论哪种方式,搬到线上来办公好处多多。

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举措二:办公无纸化

办公无纸化是一种倡导,提升节约用纸,尽量少用,不是说不用,我们的办公场景还离不开纸张,在一些特定的档案管理领域,纸类资料是首选,电子存档是备选。既然办公可以在线化,无纸化也更加容易,我们传统的报销单、请购单、对账单、联络单、请假单,工厂里的单据种类繁多,琳琅满目,这些都可以在线完成,同样是走流程审批,只是改为线上,用手机或电脑审核签章即可。目前AC电子签名已符合法律规定,和手写签名具有同等法律效用,只是在选择发行单位时要选择经工信部及相关部门认证的会更加安全。你以为你省的是一张纸,其实你节省了相关人员大量的时间。小公司可以采用购买服务的形式来无纸化,大公司可以自己花钱开发OA系统和私有云,企业微信和阿里钉钉是很多中小企业首选,基础使用免费,里面的一些功能插件需要付费,也可以根据自身的个性化需求来定制开发,当然也有很多优秀的OA软件可以选择。

 

举措三:设备智能化

如今在办公市场领域,创新办公产品层出不穷,从软件到硬件数都数不清,哪些才是我们真正需要的呢,这个要看企业规模和行业特点。传统制造业传递信息的方式就是把资料打印出来一大顿然后送到产线上分发,低效还浪费纸张,现在很多工厂采用了显示器的方式,每条产线上安装一台液晶显示器,通过网络分发内容,可以是作业指导书、生产进度、企业宣传页,静态或者动态的都可以投放,类似小区电梯内的广告一体机。

会议室采用了会议平板,可以直接在上面写字,手机、笔记本电脑无线投屏,比之前的用电脑接线投影机要方便和清晰很多,会议平板加入了麦克风和视频,开视频会议也更加方便,支持微信、skype和其他热门视频软件安装,很多平板是基于安卓和鸿蒙开放式设计,app可以直接下载安装,对于追求效率的企业简直是如虎添翼,堪称革命性产品。打印机也更加先进了,支持无线联网,支持手机打印和扫描,指纹和人脸认证,再也不怕打印资料泄密或丢失,扫描文件直接发送到邮箱,方便快捷。还有很多智能类产品,控电、控灯、控空调、控wifi等等。

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举措四:服务专业化

服务专业化的意思就是找专业人员来提供专业服务。工作中经常遇到很多各种各样的问题,行政文员是逐个问,你家修不修电脑,这个坏了能修吗,这个东西卖吗,有事到处问,很多时候有些商家见利而为,根本不专业,修的东西一塌糊涂,没几天又坏了,卖的东西卖完坏了也不管,安装什么都要靠自己,作为行政人员应该有一本台账,既然是你管理这些服务商,应该分类贴标签,登记造册,每项都找专业的,不是找最便宜、最近的、关系最好的。

1.       修空调首选厂家售后服务,别人贵,但是规范,不骗你不坑你,用料实在,修的彻底,找到官网打个400保障或者在厂家微信公众号就很容易下单维修,价格透明。

2.       修电脑首选电脑技术员,品牌机就找厂家的,组装机就找装机的公司,如果电脑好用能进系统,只是重装系统,那就简单容易多了,送去电脑公司或者请人上门服务。

3.       文具采购首先京东企业会员购或者天猫商城,方便实惠,送货上门,你说你买两箱纸,文具店老板送过来别人也不赚什么钱,要不就给你算贵点,普通的文具和消耗品在网上直接采购就好了,选好了下单支付带票和货送上门,多方便啊。因为这些东西几乎不用售后,对供应商不用那么严谨。小东西购买频次高,有时候和传统文具店沟通成本是非常高的,利用好电商工具能帮行政采购省很多时间和麻烦。

4.       搞网络采购网络设备首选网络公司,有些有资质的电脑公司也有这个技术,不要随意把局域网这些交给电信维护人员,你发现没有,只要你报网络故障,每一次电信维护人员都说路由器坏了,需要换一个新的,你知道你花了多少冤枉钱吗?这个东西没那么容易坏,一个公司网络不稳定除了布线没有设计好,还有采购设备太随意,100台电脑买个200多块的路由器,能不出问题吗,还有公司内部乱拉网线、私接wifi,搞乱了网络,就是万兆入户,你电脑也感受不到网速有多快。

路由器是起到一个中继作用,好比那个高速收费口,车流量大,但收费口只有1-2个,其他车辆就要排长龙,通过时间太长,体现在网络上,就是很卡,打开网页、发邮件、进系统都很卡,路由器和交换机这些设备很关键,有预算要买好一点的,几十台电脑选配路由器起码2000元以上吧,要知道很多大企业一个路由器都是几万甚至几十万呢。

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很多时候是企业不舍得花钱,钱没到位就请不到专业人员,有时候是钱到位了问题没解决,那就是请的人技不如人,换人来做,看能不能做好,找对人很重要,所谓术业有专攻,请人之前要做好评估,是否专业。

 

有经验的行政人员手里都有很多这些资源,没有经验的可以在百度找,对研究分析,看它经营业务是不是专业,打过交道下次就可以放心的用了,经验在任何情况下都很重要。

 

 

举措五:设备高速化

办公室吐槽最多的就是电脑又死机了,很多公司的电脑设备又老又旧,不舍得投资更新迭代,动不动死机黑屏或者蓝屏,你想想看,你遇到这种电脑还有心情吗?还能保持一天的工作热情吗?没办法,只能磨洋工了,干不完加班,陷入了恶性循环,看清来晚上灯火通明,这都是在烧钱啊,没有效率哪有利润。

我们有时在客户那里安装驱动,正常WIN10电脑5分钟完成,有些个xp老电脑安装打印机和设置扫描要十几分钟,有的要等更久,时间都浪费了,心急又无奈。电脑当然是越快越好,你想想看,如果5个人能够在工作时间内把工作完成,你还需要多招聘1名员工吗,这工资不就省下来了,对于电脑硬件的投资,那不算什么。还有很多公司打印机在用喷墨的,而且是家用型喷墨,一分钟只能打印10张纸,打印一份几十页的资料要等10分钟,你说急不急?,花点钱租或买台高端打印机,每分钟30-60页,还有更快的,省下来的时间可以做一些其他有创造性的工作,或者做一些工作方面的总结和思考,获益颇多。每个地方都能节省一点时间,那办公效率一定杠杠的。随着人工成本越来越高,企业可以考虑加大设备和信息技术的投入,在少用人的情况下也能保证工作保质保量完成。

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举措六:服务外包化

彼得德鲁克说过:“管理成本高的工作都应该外包出去”。这话很有道理,所以企业才会选择租赁复印机,为什么? 因为复印机属于精密仪器,功能多、使用人多、问题多,大部分是易损件,到了寿命就得更换,维护成本太高,费用太多。用租赁的方式外包出去,把维修工作和风险交给租赁公司,按印或者按月付费,明明白白消费,开开心心使用,无论什么故障联系租赁商,通常2小时内上门服务,这效率是你买机器享受不到的,如果你有过购买和租赁的经验,做过对比,你就知道怎么选择了。欧美发达国家很多公司IT设备,包括电脑、服务器、网络设备都是租赁的,一份合约5年左右,到期全部更新新的设备,费用是比较贵,但是IT系统运行的效率是很高的,我们国内公司一般租的都是二手翻新复印机,价格实惠,问题也比较少。除了复印机租赁,IT外包,保洁,保安,食堂,很有很多工作都可以选择外包,节约成本,提升效率,轻资前行。

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举措七:沟通数字化

频繁开会成了很多公司的一种“常态病”,要知道没有效率的会议越开问题越多,会陷入无止境的麻烦。如果任何议题都有数据来支撑,我相信问题很快会迎难而解。一周开一次早会,鼓鼓劲,加加油,打打气,这个是很好的,每天无论遇到什么事,群里发个通知,几点几分在哪里开会,有必要吗?这种是很烦的。开会是为了解决问题,如果不开会就能解决问题,要知道节省了多少大家的时间,怎么才能做到不开会解决问题那,就要办公数字化,利用信息技术开发适合企业的办公系统,有了数据做支撑,业务还推辞没顾客询盘吗,品管还推辞说自己品控没有问题?仓库还说自己管理的很好,采购还说自己买的东西价格便宜,品质良好?。

回顾自己的公司,是不是很多时候都在扯皮,推来推去,一问三不知,没人能说清今年几个询价几个成交,仓库里IC有多少颗,生管的排程能否精细到小时,财务也算不明白办公费用和研发费用到底是多少钱,领导一句话,下面忙活半天,只为了一个数字。要改变这种状况,就得花心思、下功夫,从一个部门开始,逐步的推进数字化,一切都用数据表达,经营风险、勾心斗角、扯皮推诿自然消失,管理者更更多的时间是思考业务、理解人、培养人和建设企业文化。

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商业市场是多变的,基本原则没有变,那就是要持续输出好的产品和服务。我们身在办公领域,唯有不断学习、提升自己的效率,才能助力企业在市场竞争中保持竞争优势,在行业中占得先机。

 

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