办公费用支出在企业管理费用中占比一般不大，而在办公费用中打印复印费占比却比较大。通常公司都会采购打印设备，向经销商购买耗材和获取售后维修服务。卖打印机不赚钱，赚后期耗材和维修费是OA行业内一致的做法，这也印证了为什么打印机越来越便宜，可是维修成本却越来越贵，这也是由于目前的人工成本上涨导致的，我们通过一个案列来了解一下设备购买和租赁到底哪个更划算，费用有何区别。

东莞的一家鞋业公司，员工规模2000人，其中办公室的行政人员有100人，文印是他们每天必做的工作，单打印功能的设备有10多台，复印机有3台，其中综合办公室的一台理光1812是最繁忙的一台，每月打印量合计4万张左右，费用支出如下：碳粉，购买一支原装碳粉220元，容量240克，按5%A4覆盖率可打印6000张，每月要消耗碳粉7支；载体，原装载体260，正常寿命约15万张；鼓芯，原装每支300元，正常寿命15万张；上下棍及其他机械故障、电路故障；结合以上数据，假定该机器的寿命是50万张，那么分摊到单张打印成本就约7分钱，还不包含管理成本和配件非正常损坏的费用。

东莞乐印公司给出的解决方案是租赁一台高速数码一体机，集打印、复印、扫描为一体，按张计费模式，每张3分钱，仅一台设备每月可以为客户节约1600元，租赁公司提供除纸张外一切耗材和配件费用，并承担着非正常损坏可能带来的风险。服务方面，在机器出现故障，维修人员接到保障电话后，承诺2小时上门，8小时修复，24小时无法修复提供备用机器，有效的解决后顾之忧。